spekter.no>Hvilke regler gjelder for bruk av hjemmekontor?
Foto: Colourbox.
Foto: Colourbox.

Svært mange arbeidstakere har arbeidet hjemmefra under koronapandemien. Etter hvert har flere virksomheter og arbeidstakere ønsket å fortsette med en frivillig hjemmekontorordning i en eller annen form. Dette har aktualisert spørsmålet om hvilke regler som gjelder, og hvilke krav og rettigheter man kan stille som henholdsvis arbeidstaker og arbeidsgiver.

Nedenfor følger en oversikt over de viktigste reglene knyttet til hjemmekontor. Det er viktig å være oppmerksom på at dette ikke er en uttømmende opplisting av regelverket.

Kan arbeidstakeren kreve hjemmekontor?

Arbeidstakeren kan ikke ensidig kreve hjemmekontor, med mindre arbeidstakeren har en avtale med arbeidsgiveren om hjemmearbeid. Arbeidstakere plikter å møte på jobb dersom arbeidsgiver krever det. Arbeidsgiveren har på sin side en plikt til å sørge for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, herunder iverksette tiltak for å hindre smitte på arbeidsplassen.

Når kan arbeidsgiver pålegge hjemmekontor?

Spørsmålet om arbeidsgiver kan pålegge hjemmekontor, må besvares ut fra en tolkning av hva som er avtalt i arbeidsavtalen og tariffavtalen. Hvis det ikke er avtalt noe om hjemmekontor, er utgangspunktet at hjemmekontor er frivillig for den enkelte ansatte. Det fremgår av overenskomsten del A mellom Spekter og hovedorganisasjonene at hjemmekontor skal være frivillig og avtales skriftlig.

Det finnes ingen lovregel som gir arbeidsgiver rett til å pålegge hjemmekontor. I noen tilfeller kan imidlertid arbeidsgiver i kraft av styringsretten pålegge ansatte å jobbe hjemmefra. Slik situasjonen var i mars 2020, da flere virksomheter måtte stenge sine kontorer på dagen, vil det ligge innenfor styringsretten å pålegge hjemmekontor dersom fortsatt drift bare kan sikres gjennom arbeid fra hjemmet, uavhengig av reguleringer i lov og/eller overenskomsten del A.

Om arbeidsgiver har adgang til ensidig å beslutte/pålegge arbeidstakerne å bruke hjemmekontor må vurderes konkret. Relevante momenter i vurderingen kan for eksempel være myndighetenes anbefalinger og pålegg.

Hva er situasjonen mht. hjemmekontor på grunn av korona?

Når det gjelder dagens situasjon, hvor det eksisterer smitterisiko i samfunnet, kan smittesituasjonen nasjonalt og lokalt være relevant for bruk av hjemmekontor. Helsedirektoratet har også utgitt en veileder med råd om når hjemmekontor bør brukes for å redusere koronasmitte:

Helsedirektoratet: Veileder om hjemmekokontor og arbeidsplasser (covid-19)

Eventuelle lokale reguleringer gjennom lov og forskrift må også tas hensyn til i vurderingen. I Oslo kommune gjelder for eksempel en egen forskrift om forebygging av koronasmitte, hvor det fremgår at arbeidsgiver skal "tilrettelegge for at ansatte jobber hjemmefra så langt det er praktisk mulig".

Etter Spekters oppfatning kan arbeidsgiver i kraft av styringsretten som hovedregel pålegge bruk av hjemmekontor hvis arbeidsgiver vurderer det som et nødvendig smittevernstiltak basert på myndighetene råd og/eller pålegg.

Når kommer forskrift om arbeidstid som utføres i arbeidstakers hjem til anvendelse?

Hjemmekontor har i mange virksomheter blitt innført som smittevernstiltak mot koronaviruset. Meningen har nok for mange vært at hjemmekontor skulle være en kortvarig ordning og at de ansatte skulle returnere til kontorene når smittesituasjonen igjen tillot det. Hjemmekontor som følge av koronaepidemien har derfor blitt ansett å falle utenfor virkeområdet til forskriften.

Forskriften gjelder ikke kortvarig eller tilfeldig arbeid. Det foreligger ikke retningslinjer eller praksis på hvordan begrepene «kortvarig» og «tilfeldig» skal forstås. Dette gjør at det ikke er klare grenser for når man er innenfor og når man er utenfor forskriften.

Det er likevel slik at hjemmekontor av sporadisk art, f.eks. hvor arbeidstakeren for hvert enkelt tilfelle avtaler med leder at man kan jobbe hjemmefra en dag eller to, ikke omfattes av forskriften. Når hjemmearbeidet går over til å bære preg av en fast ordning, f.eks. at man over tid jobber hjemmefra hver eller annenhver uke, kan det tyde på at hjemmearbeidet ikke lenger er tilfeldig og kortvarig, og at forskriften dermed får anvendelse. Dette selv om hjemmekontorordningen er ment som en midlertidig ordning.

Dersom hjemmekontor skal benyttes som en fast ordning, kommer forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem til anvendelse. Dersom virksomheten fortsatt planlegger å benytte hjemmekontor for sine ansatte etter at smittevernhensyn knyttet til korona bortfaller, anbefaler vi derfor at arbeidsgiveren vurderer om hjemmearbeidet er av en slik art at det omfattes av reglene i forskriften. Det er opp til arbeidsgiver å vurdere om forskriften får anvendelse.

Krav til skriftlig avtale etter forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem

For hjemmearbeid som omfattes av forskriften skal det inngås en skriftlig avtale. Den skriftlige avtalen skal inneholde informasjon om:

  • omfanget/arbeidstid for hjemmearbeidet,
  • eventuelle bestemmelser om arbeidstakerens tilgjengelighet,
  • varighet,
  • oppsigelses- og endringsadgang,
  • eventuell prøvetid for ordningen,
  • opplysninger om eiendomsrett,
  • drift og vedlikehold av utstyr,
  • eventuelle bestemmelser om saksbehandling,
  • taushetsplikt og 
  • oppbevaring av dokumenter.

Dersom det skal innføres en felles hjemmekontorordning på like vilkår for alle ansatte eller en særskilt gruppe av ansatte, kan det være praktisk at ordningen reflekteres i virksomhetens interne retningslinjer.

Vi vurderer det slik at kravet til «skriftlig avtale» ivaretas dersom retningslinjene inneholder forskriftens minimumskrav til opplysninger, og at det i tillegg innhentes en aksept for deltakelse i ordningen fra de aktuelle arbeidstakerne. Det kan for eksempel henvises til retningslinjene i et vedlegg til arbeidsavtalen som signeres av begge parter. Dette vil også oppfylle kravet til skriftlighet etter overenskomsten del A.

Hjemmekontor og HMS - «fullt forsvarlig arbeidsmiljø»

Arbeidsgiver har ansvar for at arbeidsmiljøet på hjemmekontoret er fullt forsvarlig, uavhengig av om hjemmekontoret er midlertidig eller fast.

Krav til HMS ved hjemmekontor som fast ordning

Dersom hjemmekontor innføres som en fast ordning, kommer forskriften om arbeid i arbeidstakers hjem til anvendelse. Arbeidsmiljøloven kapittel 3 og 4 om krav til arbeidsmiljø gjelder da ikke, med unntak av § 3-1 som sier at arbeidsgiver skal sørge for at det utføres systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid på alle plan i hele virksomheten (internkontroll). Formen på og omfanget av det systematiske HMS-arbeidet må tilpasses virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse.

Plikten til internkontroll innebærer at arbeidsgiver må kartlegge og risikovurdere de fysiske og psykiske arbeidsmiljøbelastningene som kan oppstå som følge av hjemmekontor. En risikoanalyse kan bestå av tre enkle spørsmål:

  1. Hva kan gå galt?
  2. Hva kan vi gjøre for å forhindre dette?
  3. Hva kan vi gjøre for å redusere konsekvensene dersom det skjer?

Dersom hjemmekontor innføres som en fast ordning, sier forskriften at det spesielt er tre forhold arbeidsgiver må ha søkelys på i internkontrollen:

  1. Arbeidsstedet,
  2. Arbeidsutstyret og
  3. Innemiljø

Faktorer som kan vurderes er: ergonomi (stol, skrivebord, pc-skjerm, tastatur e.l) støy, egnethet som arbeidsplass, mulighet for pauser og fysisk bevegelse. Også de organisatoriske og psykososiale forholdene bør med i risikovurderingen. Hvordan oppleve mestring, hvordan sikre opplæring og samarbeid og kontakt med leder og kolleger. Ved arbeid hjemmefra kan også andre risikofaktorer forsterkes. Virksomheten bør i internkontrollen også ha med seg risikofaktorer som psykiske utfordringer og utfordringer med rus, spillavhengighet mv. Internkontrollforskriften beskriver kravene til interkontroll, og er utgitt med veiledning og kommentarer.

Siden risikovurderingen må ta utgangspunkt i både den generelle arbeidsmiljøbelastningen med hjemmekontor, men også en individuell vurdering basert på dialog med den enkelte arbeidstakeren, vil vurderingen kunne gi ulike utslag avhengig av hvilket arbeid som utføres av den ansatte hjemme, varigheten og hyppigheten av hjemmearbeidet.

Basert på hvilke risikofaktorer som kartlegges, må det iverksettes tiltak for å forøke å hindre at risikoen blir reell. Kravet til forsvarlig arbeidsmiljø innebærer at arbeidsgiver må hensynta arbeidstakernes individuelle behov.

Som en del av risikovurderingen bør arbeidsgiver også vurdere rutiner rundt datasikkerhet, samt vurdere om det behov for å innføre nye forsikringsordninger.

Internkontroll skal gjøres i samarbeid med verneombud, arbeidsmiljøutvalget (AMU), arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. Verneombud og arbeidsmiljøutvalget (AMU) skal påse at arbeidsmiljøforhold for arbeidstakere i eget hjem er en del av virksomhetens internkontrollsystem. Det er ikke anledning for arbeidsgiver eller verneombud å be om tilgang til arbeidstakerens hjemmearbeidsplass uten etter særskilt avtale, jf. forskriften § 3. Arbeidsgiver er derfor avhengig av at arbeidstakerne gir tilbakemelding om uforsvarlige forhold. Arbeidsgiver bør på eget initiativ følge opp de ansatte for å sikre at de har fokus på å rapportere om eventuelle forhold av betydning for HMS.

Arbeidstakeren har på sin side en plikt til å medvirke til at nødvendige tiltak for et trygt arbeidsmiljø blir iverksatt. For å best mulig ivareta kravet til forsvarlig arbeidsmiljø ut fra de forholdene som foreligger hos den enkelte arbeidstakeren, anbefaler vi å ha god dialog med de ansatte, verneombud, AMU og tillitsvalgte. Hvis hjemmekontor skal innføres for hele virksomheten eller et betydelig antall ansatte, må det vurderes om drøfting med de tillitsvalgte skal gjennomføres, jf. Hovedavtalen § 30.

Krav til HMS ved hjemmekontor som er kortvarig eller tilfeldig

Forskriften om arbeid i arbeidstakerens hjem kommer ikke til anvendelse ved hjemmearbeid som er kortvarig eller tilfeldig, slik det altså er definert å være under koronapandemien. Arbeidsmiljølovens regler gjelder likevel fullt ut, og arbeidsgiver har plikt til å forsikre seg om at arbeidsforholdene er fullt forsvarlige, og at arbeid i hjemmet ikke fører til skader og sykdom, hverken fysisk eller psykisk.

Hvor langt plikten strekker seg må vurderes konkret og på individuell basis, hvor momenter av betydning er varigheten og omfanget av ordningen om hjemmekontor og hvilke individuelle behov for tilrettelegging den enkelte ansatte har. Arbeidsgiver har også plikt til å utøve internkontroll. Omfanget av plikten til å utøve internkontroll vil variere basert på ordningen om hjemmekontor er midlertidig eller fast.

Dersom ordningen med hjemmekontor er midlertidig, anbefaler vi at virksomheten setter opp retningslinjer. Disse kan for eksempel ta utgangspunkt i kravene i forskriften. Arbeidsgiver og arbeidstakeren bør avklare disse forholdene seg imellom gjennom god dialog.

Arbeidstid

Utgangspunktet er at arbeidsgiver og arbeidstakeren må forholde seg til arbeidstidsbestemmelsene i arbeidsmiljøloven, arbeidsavtalen, gjeldende overenskomster og lokale avtaler når det utføres arbeid på hjemmekontor. Dersom arbeidsgiver ønsker å endre arbeidstiden, må det vurderes konkret om dette kan gjøres i kraft av styringsretten (dvs. f eks innenfor gjeldende avtaler) eller om det må skje gjennom endringsoppsigelse eller avtale med den enkelte.

Ved hjemmekontor som omfattes av forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem, gjelder ikke arbeidsmiljøloven §§ 10-4 (alminnelig arbeidstid), 10-5 (gjennomsnittsberegning av arbeidstid), 10-6 (overtid), 10-10 (søndagsarbeid) og 10-11 (nattarbeid). Den alminnelige arbeidstiden er 40 timer i uken, og pålagt arbeid utover dette er overtid. Gjennomsnittlig ukentlig arbeidstid, inklusiv overtid, skal ikke overstige 48 timer over en periode på fire måneder. Forskriften definerer nattarbeid som arbeid mellom kl. 23:00 og kl. 06:00 eller kl. 24:00 og kl. 07:00. Arbeidstakere som hovedsakelig utfører arbeid om natten skal ikke arbeide mer enn 8 timer i døgnet.

Hensikten bak reglene er at arbeidstiden skal være mer fleksibel. Selv om reglene for overtid, nattarbeid og søndagsarbeid i arbeidsmiljøloven ikke gjelder, skal arbeidsgiver likevel påse at arbeidstidsordningene innrettes slik at arbeidstakerne ikke utsettes for uheldige fysiske eller psykiske belastninger.

Arbeidstidsreglene i forskriften gjelder ikke for arbeidstakere i ledende og særlig uavhengige stillinger.

Nyttige lenker:

Helsedirektoratet: Veileder om hjemmekokontor og arbeidsplasser (covid-19)

Forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem

Internkontrollforskriften