spekter.no>Hjemmekontor - utfordringer og muligheter
Foto: Colourbox.
Foto: Colourbox.

Koronapandemien sendte mange arbeidstakere ut fra arbeidsplassen og inn på hjemmekontoret. Hvilke konsekvenser har dette for produktivitet, trivsel, arbeidsmiljø og ledelse?

Gjennom våren og sommeren har mange arbeidsgivere og arbeidstakere fått jobbhverdagen snudd på hodet. Mens de som under koronapandemien står i førstelinjen med nødvendig oppmøte på arbeidsplassen for å ivareta kritiske samfunnsfunksjoner innen blant annet helsetjenesten, transportnæringen, dagligvarehandelen, renhold og renovasjon, har store deler av norsk arbeidsliv vært drevet fra hjemmekontor.

Det står stor respekt av hvordan landets arbeidstakere og arbeidsgivere har håndtert den svært krevende situasjonen som oppstod da Norge nærmest over natten ble stengt ned i mars.

I kjølvannet av at veldig mange ansatte ble sendt på hjemmekontor, som også mange skulle kombinere med hjemmeskole og hjemmebarnehage, har det naturlig nok oppstått mange diskusjoner om de ulike sidene ved hjemmekontor, blant annet om erfaringene fra den siste tiden vil føre til at flere fremover vil arbeide mer fra kjøkkenbordet.

Flere har tatt til orde for at hjemmekontor bør bli den nye normalen, og noen har uttalt at alle medarbeidere jobber mer effektivt og trives bedre med å jobbe alene utenfor kontoret. Spekters medlemsvirksomheter melder om en del fordeler med hjemmekontor, særlig at dette kan være en god løsning for noen innimellom, men det rapporteres også om at den utstrakte bruken av hjemmekontor som vi har hatt den siste tiden, medfører en del utfordringer og dilemmaer.

Erfaringene som er gjort og kunnskapen som er innhentet gjennom de siste månedene, viser at det ikke er mulig å gi et entydig svar på hvordan man kan se for seg omfanget av hjemmekontorløsninger når koronatiden er over, og det ikke lenger er smittevernsbehov som skal avgjøre hjemmekontor eller ei.

Så lenge myndighetene mener det er nødvendig, er det først og fremst viktig at medlemsvirksomhetene i Spekter følger helsemyndighetenes råd om at færrest mulig bruker kollektivtrafikken, særlig i rushtiden.  Spekter har sammen med NHO og Virke formulert forslag til hvordan arbeidsgivere kan legge til rette for dette. 

Vi har nedenfor pekt på noen utfordringer, erfaringer og dilemmaer som det er viktig å ha med i den videre debatten om bruk av hjemmekontor.

Lederansvar og sosial tilhørighet

Det er et lovpålagt lederansvar å sørge for at medarbeiderne har et fullt forsvarlig arbeidsmiljø uansett hvor arbeidet utføres. Med en stor andel av arbeidsstokken på hjemmekontor må ledere finne andre måter å motivere og følge opp alle på en god måte enn når man daglig møtes på en fysisk arbeidsplass. Det kan se ut som en del tilhengere av hjemmekontor har misforstått de ledelsesmessige bekymringene knyttet til arbeidsgiveransvaret ved utstrakt bruk av hjemmekontor, og anfører i debatten at ledere som er kritisk til hjemmekontor har kontrollbehov. Spekters medlemsvirksomheter fremfører aldri «kontrollbehov» som argument mot hjemmekontor. Norsk arbeidsliv har tillit og selvstendighet som sentrale verdier. Men uten den daglige direkte kontakten, må lederne finne andre måter for å følge med på hvordan den ansatte har det, og hva de trenger oppfølging på, for å kunne støtte og lede i dem i hverdagen.

Lederansvaret innebærer også å sørge for at de ansatte skiller mellom jobb og fritid – og ikke jobber utover de rammene som arbeidsmiljøloven og arbeidsavtalene setter. For eksempel svarer fire av ti arbeidstakere at det er vanskelig å skille tiden mellom jobb og privatliv på hjemmekontor i en undersøkelse YouGov har gjennomført på vegne av forsikringsselskapet If. Ledere må derfor være mer oppmerksomme på denne problemstillingen når mange av de ansatte sitter hjemme og har tilgang til «kontoret» 24 timer i døgnet, 7 dager i uken.

Mange utvikles og trives også best når de jobber i et fellesskap med kollegene. Mange mener også at noe av kreativiteten og gruppedynamikken forsvinner når felleskapet uteblir og man kun møter hverandre via e-post, telefon og ulike videomøter.

I den nevnte undersøkelsen fra YouGov svarer 4 av 10 at de savner å møte kollegene og være i et fysisk arbeidsfellesskap. Fagforeningen NITO har spurt sine medlemmer om erfaringene med hjemmekontor i vår. Her oppgir for eksempel 1 av 3 at hjemmetilværelsen har påvirket sinnstilstanden deres negativt. Blant funnene i NITOs undersøkelse er:

  • Rundt 80% savner å treffe kollegaer
  • Nesten 80% savner sosiale møter på jobb (lunsj etc.)
  • Rundt 75% mener den uformelle informasjonsflyten har blitt dårligere
  • 77% svarer at kontakten med kollegaer er dårligere
  • Nesten 50% sier den fysiske arbeidssituasjonen er verre
  • 86% gleder seg over å slippe jobbreisen.

Doktorand Kristina Trygg ved Stockholms universitet har i sin doktoravhandling (2014) funnet ut at sterke sosiale normerer er den viktigste årsaken til at folk velger å pendel til jobb, i stedet for å jobbe hjemme eller andre steder. Hun peker i sin avhandling på flere årsaker til at man heller kommer på jobb enn å holde kontakt med kollegaer på epost, videokonferanse eller telefon. En av de viktigste årsakene er at møter ansikt til ansikt har en viktig betydning når man skal skape relasjoner til kunder og kolleger.

Organisasjonsforsker og professor Christina Nerstad ved Handelshøyskolen på OsloMet snakker om hvor viktig det er å føle tilhørighet på jobb, det at vi kan utvikle nære relasjoner og føle oss knyttet til andre. I tiden med hjemmekontor kan det være mange som opplever et underskudd på tilhørighet, noe hun mener er bekymringsverdig. Hun minner om at noen ikke har så mange møter og gjør arbeidet alene. Det kan føre til en følelse av ensomhet. Ensomhet hindrer prestasjoner på jobb og medarbeidernes forpliktelse til virksomheten.  

Sintef-forsker Nils Brede Moe, som har forsket på teamarbeid og utarbeidet noen råd om hvordan man kan jobbe smart uten fysiske møter. Han understreker blant annet hvor viktig det er å ha gode verktøy når man jobber i virtuelle team. Ett av rådene hans er at det er viktig å snakke sammen og å bruke videomøter, ikke bare kommunisere skriftlig. Et annet råd er å ikke glemme de nyansatte, som kan trenge mer oppfølging enn de andre.

Psykolog og forsker Oddvar Skjæveland i Mellomrom arkitekturspykologi forklarer til studentavisa Khrono hvorfor det er så viktig med ansikt-til-ansikt-kontakt. Han forteller at når vi er i nærheten av andre endrer kroppens biokjemi seg. Vi blir mer oppmerksomme, mer konsentrert og husker bedre hva som er blitt sagt. Beskjeder flyter lettere og fortere og det blir en lavere terskel for å si ting. Dette kan bl.a. føre til bedre lærling og sannsynligvis bedre helse, forklarer han.

I den samme artikkelen på Khrono forklarer dessuten førsteamanuensis i psykologi ved Universitetet i Oslo, Knut Inge Fostervoll at når all kontakt stor sett skjer gjennom formelle, avtalte møter, er det vanskelig å få til spontane diskusjoner, uformell meningsbryting og de som oppleves som daglig påfyll. Det er mye forskning som viser at spontane møter kan føre til diskusjoner om helt uplanlagte ting, noe som er en viktig faktor for faglig utvikling, utdyper han. 

Et to-delt arbeidsliv

Hjemmekontorvirkeligheten er fjern for mange. Spekter mener det er grunn til å være oppmerksomme på faren for at det kan skapes A- og B-lag i arbeidslivet og på den enkelte arbeidsplass mellom de mange som uansett må møte på jobb til fastsatte tider, og de som i større grad kan jobbe på tidspunkter som passer dem. Undersøkelser gjennomført av Opinion og Fafo i mars og april i år viser at arbeidstakere med høyere utdannelse er overrepresentert blant de som oppgir at de jobber fra hjemmekontor.

Spekter mener det er grunn til å diskutere hvilke konsekvenser det vil ha for det norske arbeidslivet, dersom stadig flere kan jobbe fleksibelt hjemmefra, mens andre fortsatt må møte fysisk på jobb til fastsatte tider.

Produktivitet

Tilgjengelig forskning og kunnskap som er gjennomført siden mars i år, viser at det er altfor tidlig å trekke bastante konklusjoner på hvordan hjemmekontor påvirker produktiviteten:

  • Norstat gjennomførte en undersøkelse på vegne av Fafo  i slutten av april i år der arbeidstakere med hjemmekontor ble spurt om hvordan de vurderte sin egen produktivitet sammenlignet med å være på arbeidsplassen. Der svarte 39% at de var mindre produktive, kun 16% at de var mer produktive mens 43% mente det var omtrent det samme.
  • En tilsvarende undersøkelse som Kantar har utført for Telenor under koronapandemien viser at ansatte der var mindre effektive når de jobbet hjemmefra. Kun 1 av 5 sier at de jobber bedre fra hjemmekontoret, mens hele 80% oppgir at de jobber bedre fra kontoret.
  • I undersøkelsen fra NITO, der de spurte sine medlemmer om erfaringene med hjemmekontor i vår, oppga 32% at produktiviteten hadde blitt bedre, mens 24% syntes den hadde blitt dårligere.
  • Sintef-forsker Nils Brede Moe mener hans forskning viser at vi ikke blir mindre produktive av å jobbe i virtuelle team, men at det kan være litt mer krevende å få slike team til å fungere godt. Han peker blant annet på at hjemmekontor betyr færre avbrytelser, slik at man får gjort mer, mens en ulempe er at det er lettere å kutte ut møter som faktisk er nyttige og at det lettere oppstår misforståelser fordi så mye kommunikasjon skjer skriftlig.
  • En undersøkelse som Epson gjennomførte i 2017 viser at nordmenn ønsker å jobbe mer hjemmefra fordi det øker produktiviteten, trivselen og kutter reisetid. I Norge foretrekker hele 40% hjemmekontor for å slippe reisetid – mot bare 24% internasjonalt. Dessuten mener 34% av de kontoransatte i Norge at hjemmekontor forbedrer balansen mellom arbeid og fritid – en nøkkelfaktor for å holde på ansatte.

Mange av de korona-pregede undersøkelsene ble jo gjort mens mange foreldre også hadde barna hjemme fra skolen å ta seg av. Dette kan naturligvis ha påvirket produktiviteten den enkelte opplever på hjemmekontoret.

Likestilling

Norstats undersøkelse for Fafo viste at blant de som jobbet hjemmefra og samtidig hadde barn i grunnskolealder hjemme, tok kvinnene i størst grad ansvar for oppfølgingen av skolearbeidet. Vi må derfor følge med på hvorvidt det vil utvikle seg en trend der økt bruk av hjemmekontor samtidig bidrar til å forsterke et allerede kjønnspreget rollemønster hvor kvinner reduserer sin arbeidsinnsats for å ha tid til hjem, familie og omsorgsoppgaver.

Helsemessige konsekvenser

Etter bare noen uker med hjemmekontor oppga hver fjerde i en  Opinion undersøkelse at de hadde fått smerter i nakke og rygg, eller lignende plager på grunn av hjemmekontor eller mer sittestillende tilværelse etter koronautbruddet.

Ergoterapeut og forsker Lisebet Skeie Skarpass skriver i en forskningsartikkel fra OsloMet at hun er bekymret for helsemessige og sosiale konsekvenser av hjemmekontor som ikke er godt nok tilrettelagt. Hun peker blant annet på muskel- og skjelettplager, søvnforstyrrelser, stress og nedstemthet, og mener det er viktig å komme tilbake på jobb for å forebygge fysiske, psykiske og sosiale konsekvenser av hjemmekontor.

Samtidig skriver hun i sin doktoravhandling at mange også vil kjenne på at de har hatt en helsegevinst av den nye måten å jobbe på, med blant annet mindre stress for å rekke ting, færre avtaler, mer tid med familien og anledning til å gå en tur midt på dagen. Men dette krever samtidig at man i enda større grad at man er bevist på hvordan man strukturerer dagen og at man setter klare grenser mellom jobb og fritid som sørger for at man får dekket behovet for balanse i tilværelsen.

Hva nå?

Som sagt viser erfaringene og kunnskapen vi har høstet så langt at det nærmest er umulig å gi entydig svar på både hvilke effekter hjemmekontor har på arbeidsmiljø, effektivitet og ledelse. Ny forskning vil trolig gi oss nye svar på hvordan vi bør organisere både kontorene og hjemmekontorløsningene, og sikre en god daglig kontakt og dialog mellom ledere og kolleger, både fysisk og digitalt framover.  

Ledere, tillitsvalget og medarbeidere må derfor fremover diskutere seg imellom hvordan arbeidet i akkurat deres virksomhet best bør organiseres. Uansett må ledere se til at bestemmelser i lov- og avtaleverket og innholdet i arbeidsavtalene blir fulgt opp.

Inntil videre understreker Spekter betydningen av å ikke belaste kollektivtrafikken mer enn høyst nødvendig.