spekter.no>Personvern

Personvern i kontakt med Arbeidsgiverforeningen Spekter

Arbeidsgiverforeningen Spekters medlemmer er virksomheter og ikke fysiske personer. Omfanget av personopplysninger som behandles i Spekter er derfor begrenset.

Behandlingen av personopplysninger er i hovedsak knyttet til Spekters formål som part i arbeidslivet og interesseorganisasjon, dvs å bidra til å sikre fornyelse og utvikling av rammevilkår, systemer og avtaler, arbeidsformer og partsrelasjoner for å understøtte medlemsvirksomhetenes evne til å skape verdier.

I den grad Spekter behandler personopplysninger, begrenses omfanget og varigheten av oppbevaringen til det som er nødvendig ut fra det enkelte formål. Spekter innhenter og behandler personopplysninger kun for organisasjonens egen bruk.

Nedenfor redegjøres det for Spekters behandling av personopplysninger. Behandlingen er i samsvar med personopplysningsloven og EUs personvernforordning, GDPR.

Tjenester på nett

Besøk på www.spekter.no

Digital informasjon innhentes når du besøker nettstedene våre, inkludert IP-adresse, nettleserdata og trafikkdata. Ingen av disse opplysningene blir brukt til å identifisere enkeltpersoner. Spekter.no og hovedavtale.no benytter også som de fleste andre nettsteder informasjonskapsler (cookies). Les mer her. Det samme gjelder også for Compendia Spekter hvor medlemmene har tilgang via medlemsnettet

Lukket medlemsnett

Medlemsvirksomhetene i Spekter har tilgang til å logge inn på lukkede sider med medlemsinformasjon. Kontaktpersoner i virksomhetene får tilgang til medlemsnettet ved at de registreres med e-post og arbeidsgiver. Spekter og brukerne av nettsidene har en felles interesse i at sidene oppleves nyttige. For å videreutvikle tjenesten og ha oversikt over fagstoffets relevans, kan Spekter spore bruken av de enkelte sidene.

Abonnement på nyhetsbrev og pressemeldinger

Spekter oppbevarer abonnentenes e-postadresser for å ivareta utsendingen av nyhetsbrev og pressemeldinger. For å ha en oversikt over hvilke tema som oppleves relevante og for å videreutvikle tjenesten, har Spekter en berettiget interesse i å spore aktivitetene (åpning av nyhetsbrev, temaartikler og linker). Det er selvsagt frivillig å være abonnent, og abonnementet kan når som helst avsluttes ved avregistrering. Da slettes kontaktinformasjonen knyttet til abonnementet.

Deltakelse på Spekters arrangementer

Påmeldingsinformasjon ved arrangementer

De som melder seg på Spekters arrangementer registreres med de kontaktopplysningene de selv har oppgitt; navn, stilling, virksomhet, e-postadresse og mobiltelefonnummer. Informasjonen brukes for å håndtere deltakelsen på arrangementene og for å videreutvikle kurs- og arrangementsinnhold tilpasset deltakernes interesser og behov. Deltakerinformasjonen oppbevares så lenge vedkommende jevnlig inviteres til nye arrangementer hos Spekter. Den enkelte kan ved påmelding videre velge å opplyse om eventuell matallergi eller andre særskilte behov hvis det er ønskelig med individuell tilpasning. Denne informasjonen slettes etter at det aktuelle arrangementet er gjennomført.

Evalueringer

I etterkant av arrangementer sendes det ofte ut en forespørsel til deltakerne om å evaluere arrangementet (Questback e.l.). Dersom slike evalueringer ikke kan besvares anonymt, vil dette bli oppgitt. Det er selvsagt frivillig å foreta slik evaluering. Svarene fra evalueringene vil bli anonymisert så snart de er behandlet på et aggregert nivå.

Medlemsregisteret

Spekters medlemsregister omfatter grunninformasjon om personer vi har med kontakt med hos medlemsvirksomhetene; navn, e-postadresse, telefonnummer og funksjon i medlemsvirksomheten. Spekter oppbevarer denne informasjonen for å ivareta medlemskapets formål, og opplysningene benyttes bl.a for kontakt i forbindelse med medlemmenes deltakelse i råd, utvalg og arbeidsgrupper, forhandlingsaktiviteter, hørings- og interessepolitisk påvirkningsarbeid, deltakelse på kurs og arrangementer, medlemsrådgivning, arbeidsrettssaker, medlemsinformasjon og forskjellige medlemstilbud (gratis som en del av medlemskapet).

Hvis kontaktpersonen slutter i medlemsvirksomheten, eller hvis virksomheten melder seg ut av Spekter, slettes informasjonen.

Kontaktregisteret

Kontaktregisteret består av grunninformasjon om personer i samfunnsliv, politiske miljøer, organisasjoner, embetsverk osv som er relevante med bakgrunn i Spekters formål. Dette er i hovedsak informasjon som personene selv har gjort offentlig tilgjengelig; navn, e-postadresse, telefonnummer og yrkestittel/funksjon/ansvarsområde.  Spekter oppbevarer denne informasjonen så lenge Spekter og vedkommende har en gjensidig interesse i å ha kontakt.

Løpende kontakt med medlemmer på e-post o.l.

Spekter benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet. Informasjon av ulike typer avhengig av kontaktens karakter registreres og oppbevares i den grad og omfang det er nødvendig for saksbehandlingen.  Normalt trenger ikke Spekters rådgivere personopplysninger for saksbehandlingen, og medlemmene bes å anonymisere slike opplysninger hvis saken involverer f.eks personalhåndtering. Den informasjon som eventuelt registreres, slettes når saksbehandlingen ikke lenger gjør det nødvendig å oppbevare den.

Spekter vil kunne være part i saker for Arbeidsretten. Slike saker gjelder i hovedsak tolkningstvister om bestemmelser i tariffavtaler. I den grad det reises krav knyttet til identifiserbare personer, følges de alminnelige regler for personvern knyttet til rettstvister.

Opplysninger i forbindelse med arbeidskamp

I forbindelse med arbeidskamp (streik) sender hovedorganisasjonen på arbeidstakersiden en melding til Spekter om hvilke arbeidstakere som er omfattet i den enkelte av Spekters berørte medlemsvirksomheter (plassfratredelse). Spekter formidler navnelistene til de respektive virksomheter.

I forbindelse med mottak av navnelister informerer Spekter hovedorganisasjonen om informasjonsplikten denne har overfor sine medlemmer knyttet til Spekters behandling av informasjonen:

«Spekter har mottatt oversikt over hvilke personer som organisasjonen xxxx har meldt plassfratredelse for. Organisasjonen plikter i henhold til Personvernforordningen artikkel 13 nr 1 (e) samt ansvarsprinsippet og dokumentasjonsplikten som følger av artikkel 24 å ha oversikt over hvem man deler personopplysninger med. Spekter legger til grunn at organisasjon xxxx sine medlemmer allerede har fått kjennskap til at organisasjonen har formidlet navnelisten til Spekter for at Spekter skal kunne informere de respektive virksomheter. Spekter vil dermed ikke informere organisasjon xxxx sine medlemmer særskilt om dette, jf artikkel 14 nr. 5 (a). Det vises for øvrig til www.spekter.no/Personvern om hvordan Spekter behandler personopplysninger.»

Listene slettes når alle forhold knyttet til arbeidskampen er løst.

Lønnstatistikk til bruk i tarifforhandlinger

For å forberede og gjennomføre lønnsoppgjør, har Spekter som overordnet tariffpart ansvar for å innhente og sammenstille lønnsdata for ansatte hos Spekters medlemsvirksomheter. Dette omfatter beregning av nøkkeltall, korrekt lønnsmasse og kostnader knyttet til ulike lønnskrav. Etter at nødvendige beregninger og analyser er foretatt blir opplysningene anonymisert for statistikk- og analyseformål innenfor Spekters ansvarsområde, herunder innsending av nøkkeltall og statistikk til Det tekniske beregningsutvalg.

De lønnsdata Spekter benytter mottas enten fra medlemsvirksomhetene selv eller fra tredjeparter disse bruker. Disse behandlingsansvarlige har en informasjonsplikt overfor de ansatte om videreformidlingen til Spekter. Når Spekter mottar dataene, skal de registrerte dermed allerede være informert. I forbindelse med informasjonsdelingen formidler Spekter følgende budskap til de vi mottar lønnsdata fra:

«Xxxx deler lønnsinformasjon for ansatte i virksomhetene yyyyy med Spekter for at vi skal kunne foreta de nødvendige analyser og beregninger for den enkelte fagforenings medlemmer og deres lønnskrav. Xxxx plikter i henhold til Personvernforordningen artikkel 13 nr 1 (e) samt ansvarsprinsippet og dokumentasjonsplikten som følger av artikkel 24 å ha oversikt over hvem man deler personopplysninger med. Vi legger til grunn at de registrerte allerede er informert om at deres lønnsdata blir delt med Spekter, og vi informerer ikke de registrerte særskilt om dette, jf artikkel 14 nr. 5 (a). Det vises for øvrig til www.spekter.no/Personvern om hvordan Spekter behandler personopplysninger.»

Den registrertes rettigheter

Du kan kreve innsyn i hvilke personopplysninger Spekter har registrert om deg.

Videre kan du be om at opplysningene rettes hvis de er feil eller at de eventuelt slettes. Sletting av personopplysninger forutsetter at dette ikke kommer i konflikt med lov- eller avtalefestede plikter Spekter har.

Dataportabilitet: I noen tilfeller kan du be om å få utlevert personopplysningene i maskinlesbar form til deg selv eller andre. 

Klage til tilsynsmyndigheten: Hvis du er uenig i måten Spekter behandler dine personopplysninger på, kan du klage til Datatilsynet.

BEHANDLINGSANSVARLIG

Arbeidsgiverforeningen Spekter
PB 7052 Majorstuen, 0306 Oslo
Besøksadresse: Sørkedalsveien 6, 0369 Oslo
Tlf (+47) 47 65 70 00
E-post: post@spekter.no
Org.nr. 871 281 602